Política de tratamientode datos personales.

EthicVoice (en adelante, “EthicVoice”) es responsable del tratamiento de los datos personales que recolecta directamente para la prestación de sus servicios.

• Domicilio: Bogotá D.C., Colombia.
• Correo electrónico: info@ethicvoice.co
• Teléfono: +57 322 414 5120
• Sitio web: ethicvoice.co

Esta política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen.

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
• Encargado del tratamiento: persona que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

EthicVoice aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

EthicVoice trata datos personales con las siguientes finalidades:

• Clientes y usuarios de la plataforma: crear y administrar cuentas, prestar los servicios contratados, gestionar la facturación y los pagos, brindar soporte, enviar notificaciones operativas y de seguridad, y cumplir obligaciones legales y contractuales.
• Prospectos y visitantes del sitio: atender solicitudes de información y demostraciones, enviar comunicaciones comerciales cuando el titular lo haya autorizado y medir el uso del sitio conforme a la política de cookies.
• Proveedores y aliados: gestionar la relación contractual, pagos y obligaciones tributarias.
• Candidatos: adelantar procesos de selección.

Respecto de la información recibida a través de los canales de denuncia que las organizaciones clientes configuran en la plataforma, cada organización actúa como responsable del tratamiento y EthicVoice como encargado, tratando los datos únicamente por cuenta y según las instrucciones de la organización.

Los reportes pueden presentarse de forma anónima. Cuando el denunciante decide identificarse, sus datos se usan para gestionar el reporte, comunicarse con él y dar seguimiento al caso, con acceso restringido a los usuarios autorizados por la organización. Las solicitudes sobre estos datos pueden dirigirse a la organización correspondiente o a EthicVoice, que las trasladará a la organización.

El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles ni a responder preguntas sobre ellos. Cuando un reporte contenga datos sensibles, estos se tratan con medidas reforzadas de seguridad y confidencialidad y solo para la finalidad del caso. El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se limita a lo permitido por la ley, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales.

Como titular de datos personales, usted tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando no sea requerida.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante EthicVoice.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.

EthicVoice solicita la autorización del titular a más tardar al momento de la recolección de sus datos, por medios que permitan su consulta posterior (formularios web, aceptación en la plataforma, correo electrónico u otros). No se requiere autorización en los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

Las solicitudes se reciben en info@ethicvoice.co y deben incluir el nombre e identificación del titular, la descripción de la solicitud, la dirección de respuesta y los documentos que se quieran hacer valer.

• Consultas: se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible, se informará el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): se atienden en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo, prorrogables por ocho (8) días hábiles informando el motivo. Si el reclamo está incompleto, se pedirá completarlo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes; si pasan dos (2) meses sin respuesta del interesado, se entenderá que desistió.

El equipo de cumplimiento y protección de datos de EthicVoice atiende las peticiones, consultas y reclamos de los titulares a través de info@ethicvoice.co.

Para operar la plataforma, EthicVoice puede transmitir datos a proveedores de infraestructura en la nube, correo electrónico, pagos y analítica, algunos ubicados fuera de Colombia, que actúan como encargados bajo acuerdos que exigen niveles adecuados de protección, conforme a los artículos 26 de la Ley 1581 de 2012 y 24 y 25 del Decreto 1377 de 2013.

EthicVoice adopta medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, entre ellas cifrado en tránsito y en reposo, control de acceso por roles, autenticación multifactor y registro de auditoría.

Esta política rige desde su publicación. Los datos se conservarán mientras sean necesarios para las finalidades descritas y para cumplir deberes legales o contractuales. Cualquier cambio sustancial se comunicará oportunamente a través de este sitio web.