Términos y Condiciones

El presente documento regula el acceso y uso de la plataforma EthicVoice (la «Plataforma»), un sistema para recepción, gestión y análisis de reportes de ética y cumplimiento por parte de organizaciones («Organizaciones») y sus usuarios autorizados («Usuarios»). Al utilizar la Plataforma aceptas íntegramente estos Términos y Condiciones (los «Términos»).

1. Objeto del Servicio

EthicVoice proporciona a las Organizaciones un conjunto de funcionalidades orientadas a la recepción, tratamiento y seguimiento de reportes internos:

• Canales de reporte: formularios web, canal de correo electrónico corporativo (ingesta y clasificación), chatbot y registro de reportes telefónicos.
• Gestión del ciclo de vida del reporte: clasificación (estado, severidad, prioridad), asignación a departamentos/equipos, comentarios internos, archivado y reactivación.
• Analítica y tableros: estadísticas de tendencias, fuentes, severidad, tiempos de atención y exportes bajo demanda.
• Administración: configuración de organización, roles y permisos (p. ej., administrador, miembro), límites por plan, personalización visual básica (logo y colores, según plan).
• Automatizaciones y notificaciones: avisos transaccionales y recordatorios a Usuarios internos, según configuración y permisos aplicables.
• Integraciones de terceros: autenticación y gestión de identidad, y procesamiento de cobros por suscripción mediante un proveedor externo.
• Funcionalidades asistidas por IA: soporte para clasificación y priorización asistida (cuando se active), siempre como apoyo no vinculante para la toma de decisiones humanas.

2. Cuentas, Acceso y Roles

• La Organización controla el alta, baja y permisos de sus Usuarios. EthicVoice ofrece perfiles con diferentes capacidades (p. ej., administradores con facultad de configuración, y miembros con acceso operativo restringido).
• El Usuario es responsable de la confidencialidad de sus credenciales y de toda actividad realizada desde su cuenta. Notifica de inmediato accesos no autorizados.
• EthicVoice podrá suspender o revocar accesos ante incumplimientos, riesgos de seguridad o por exigencia legal.

3. Uso Permitido y Restricciones

• Usarás la Plataforma conforme a la ley y a estos Términos. Queda prohibido el uso ilícito, difamatorio, fraudulento, o que vulnere derechos de terceros.
• No podrás eludir mecanismos de seguridad, realizar ingeniería inversa, escaneo automatizado masivo, extracción de datos no autorizada ni interferir en la operación de la Plataforma.
• El contenido sensible de los reportes deberá manejarse con estricta confidencialidad conforme a la normativa aplicable y a las políticas de tu Organización.

4. Confidencialidad

EthicVoice y la Organización se comprometen a proteger la confidencialidad de la información incorporada en los reportes. EthicVoice limita el acceso del personal al mínimo necesario para la correcta prestación del servicio y soporte técnico. La Organización define políticas de acceso interno, retención y divulgación conforme a su marco regulatorio y a estos Términos.

5. Protección de Datos Personales

• Rol de las partes: La Organización actúa como responsable del tratamiento de los datos que introduce o gestiona en la Plataforma. EthicVoice actúa como encargado del tratamiento en lo relativo al servicio alojado.
• Minimización: La Plataforma está diseñada para evitar la recopilación de información técnica innecesaria (p. ej., IP o user agent en las presentaciones/"submissions"), salvo que sea imprescindible por razones de seguridad o cumplimiento y siempre con base legal.
• Finalidades: Prestación del servicio, seguridad, mantenimiento, soporte, analítica agregada y mejora de la calidad. No realizamos perfiles automatizados con efectos jurídicos sin intervención humana.
• Subencargados y transferencias: Podrán emplearse proveedores de infraestructura y pago bajo contratos que garanticen medidas adecuadas. La Organización es informada de los principales subencargados críticos.
• Conservación: Los datos se conservan por el tiempo necesario para la finalidad y/o según las políticas de retención de la Organización.
• Derechos de los interesados: Cuando resulte aplicable, los interesados podrán ejercer sus derechos a través de la Organización responsable.

El tratamiento de datos personales se realiza conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y normas concordantes. Consulta nuestra Política de Privacidad para conocer finalidades, canales y procedimientos para el ejercicio de derechos de los titulares.

6. Funcionalidades Asistidas por IA

Las funciones de análisis y priorización asistidas por IA tienen carácter orientativo. La decisión final y la responsabilidad de gestión del reporte corresponden a los Usuarios autorizados de la Organización. La IA puede errar o no estar disponible; se recomienda revisión humana en todo caso.

7. Límites de Uso y Recursos

Los límites (p. ej., usuarios, investigadores, empleados, volumen de reportes, personalizaciones) dependen del plan contratado. EthicVoice podrá aplicar medidas de «uso justo» para proteger la estabilidad del servicio.

8. Disponibilidad, Soporte y Mantenimiento

• EthicVoice se esfuerza por mantener una alta disponibilidad. Podrán existir ventanas de mantenimiento y degradaciones temporales.
• El soporte se presta en los canales publicados y según el plan contratado.
• La Organización es responsable de su conectividad y de la correcta configuración de sus dominios/canales de correo, autenticación y seguridad.

9. Planes, Pagos y Facturación

• La suscripción es recurrente según ciclo (mensual/anual). Los precios y prestaciones por plan constan en la Plataforma. Impuestos y cargos de terceros pueden aplicar.
• El procesamiento de pagos se realiza a través de un proveedor externo. Al completar el pago, autorizas los cargos recurrentes conforme a tu plan.
• Cambios de plan pueden implicar prorrateos, ajustes y nuevas fechas de facturación.
• La falta de pago puede conllevar suspensión o cancelación del servicio.

10. Modificaciones del Servicio

EthicVoice podrá mejorar o ajustar funcionalidades para mantener la seguridad y la calidad. Los cambios sustanciales se comunicarán por canales razonables. Si un cambio imposibilita el cumplimiento del objeto contratado, la Organización podrá rescindir conforme a la cláusula de terminación.

11. Propiedad Intelectual

La Plataforma, su código, marcas, logotipos y contenidos generados por EthicVoice son de su titularidad o licenciados. La Organización conserva los derechos sobre sus propios contenidos y reportes, otorgando a EthicVoice una licencia limitada para alojarlos y procesarlos con fines de prestación del servicio.

12. Responsabilidad

• En la máxima medida permitida por la ley, EthicVoice no será responsable por daños indirectos, incidentales, especiales, punitivos o consecuentes, ni por lucro cesante, pérdida de datos o interrupciones originadas por terceros o por el propio uso de la Plataforma.
• La responsabilidad total de EthicVoice por reclamaciones relacionadas con el servicio se limita, como máximo, a los importes efectivamente pagados por la Organización en los doce (12) meses anteriores al evento.

13. Suspensión y Terminación

EthicVoice podrá suspender o dar por terminado el acceso ante incumplimientos, riesgos de seguridad, uso contrario a la ley o por requerimiento de autoridad. La Organización puede terminar el servicio conforme a los plazos y condiciones de su suscripción. Al finalizar, podrá solicitar exportes razonables de información permitidos por el plan.

14. Jurisdicción y Ley Aplicable

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia, sin perjuicio de normas de orden público o de protección al consumidor que resulten aplicables. Cualquier controversia se someterá a los tribunales competentes de Bogotá, D.C., salvo pacto escrito en contrario permitido por la ley.

15. Cambios a estos Términos

EthicVoice podrá actualizar estos Términos para reflejar cambios legales, operativos o de servicio. Publicaremos la versión vigente en esta página con su fecha de actualización. El uso continuado tras los cambios implica aceptación.

16. Contacto

Para consultas sobre estos Términos, utiliza los canales oficiales indicados en el sitio de EthicVoice.

17. Disposiciones Adicionales

• Seguridad sin certificaciones: aplicamos medidas razonables y proporcionadas de seguridad técnica y organizativa. No declaramos contar con certificaciones específicas ni garantizamos seguridad absoluta.
• Incidentes: notificaremos incidentes de seguridad relevantes de los que tengamos conocimiento en la medida en que sea exigido por la ley y de forma razonable según el impacto y alcance.
• Subencargados y terceros: podemos utilizar proveedores y servicios de terceros para infraestructura, analítica, comunicaciones o cobros. No somos responsables por actos u omisiones de esos terceros fuera de nuestro control, sin perjuicio de las obligaciones legales que nos correspondan.
• Integraciones: las integraciones o enlaces a servicios externos se proveen «tal cual» y pueden requerir cuentas o licencias independientes. Su disponibilidad y desempeño dependen del tercero.
• Desarrollos a medida: salvo pacto expreso distinto, la propiedad intelectual del software base y de los componentes desarrollados por EthicVoice pertenece a EthicVoice. La Organización recibe una licencia limitada, no exclusiva y no transferible para usar los entregables dentro de la Plataforma.
• Indemnidad: la Organización mantendrá indemne a EthicVoice frente a reclamaciones de terceros derivadas del uso ilícito o contrario a estos Términos por parte de la Organización o sus Usuarios.
• Fuerza mayor: ninguna de las partes responde por incumplimientos causados por eventos fuera de su control razonable (p. ej., desastres, fallos masivos de internet, regulaciones sobrevenidas).
• Cesión: la Organización no podrá ceder el contrato sin autorización previa y escrita de EthicVoice. EthicVoice podrá cederlo en el marco de reorganizaciones corporativas.
• Comunicaciones: aceptas recibir comunicaciones electrónicas relativas al servicio en las direcciones proporcionadas por la Organización.
• Interpretación: si alguna cláusula se declara inválida, las restantes permanecerán vigentes; la falta de ejercicio de un derecho no implica renuncia.